Name: Quotomation
Brand: Quotomation
Availability: InStock

Question 1

Comment créer un compte ?

Accepted Answer

Cliquez sur « S’inscrire » en haut à droite et remplissez le formulaire d’inscription avec les informations de votre entreprise. Vous recevrez un e-mail de confirmation pour activer votre compte. Seul le premier utilisateur doit s’inscrire ; les autres membres de l’équipe commerciale pourront être invités ultérieurement dans la section « Paramètres -> Utilisateurs ». Le premier compte créé est celui du Sales Manager et dispose des droits d’administrateur.

Question 2

Puis-je gérer plusieurs comptes utilisateurs au sein d’une même organisation ?

Accepted Answer

Oui, les Sales Managers peuvent inviter des membres de l’équipe et attribuer des rôles via la section « Utilisateurs » dans les paramètres du compte.

Question 3

Comment réinitialiser mon mot de passe ?

Accepted Answer

Cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion et suivez les instructions pour réinitialiser votre mot de passe par e-mail.

Question 4

Puis-je supprimer mon compte ?

Accepted Answer

Oui, les Sales Managers peuvent désactiver des comptes depuis la page « Paramètres du compte ». Veuillez noter que toutes les devis et données seront conservés. Pour supprimer définitivement vos données, veuillez contacter le support.

Question 5

Comment modifier mon adresse e-mail ou mes coordonnées ?

Accepted Answer

Allez dans « Paramètres du compte » et mettez à jour votre adresse e-mail ou vos coordonnées. N’oubliez pas d’enregistrer les modifications.

Question 6

Existe-t-il des autorisations basées sur les rôles pour les utilisateurs ?

Accepted Answer

Oui, vous pouvez attribuer le rôle de Sales Manager, qui donne des droits d’administrateur. Les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs, les paramètres, les produits, les options et les prix. Les utilisateurs standard peuvent créer et gérer leurs propres devis dans les limites définies par les Sales Managers. Les utilisateurs clients peuvent uniquement consulter les devis qui leur ont été envoyés.

Question 7

Puis-je intégrer mon compte avec d’autres outils ?

Accepted Answer

Quotomation prend en charge les importations via Excel.

Question 8

Quotomation prend-il en charge plusieurs devises ?

Accepted Answer

Oui, vous pouvez sélectionner une devise pour chaque devis. Les taux de change sont appliqués automatiquement sur la base des données de marché les plus récentes. Actuellement, nous prenons en charge l’EUR, l’USD, la GBP, le CHF et le JPY.

Question 9

Puis-je fixer les taux de change pour un devis ?

Accepted Answer

Oui, vous pouvez remplacer les taux automatiques dans les paramètres du devis afin d’utiliser un taux fixe pour un client ou un projet spécifique.

Question 10

À quelle fréquence les taux de change sont-ils mis à jour ?

Accepted Answer

Les taux de change sont mis à jour quotidiennement à partir de sources financières fiables afin de garantir une tarification précise.

Question 11

Puis-je afficher des prix dans plusieurs devises sur un seul devis ?

Accepted Answer

Vous pouvez choisir une seule devise par devis. Toutefois, vous pouvez créer des devis distincts pour différentes devises si nécessaire. Les produits et options du devis peuvent avoir des prix définis dans différentes devises.

Question 12

Les taxes sont-elles correctement appliquées pour les différentes devises ?

Accepted Answer

Oui, la TVA et les autres taxes sont calculées en fonction de la devise sélectionnée et des règles fiscales européennes.

Question 13

Quotomation gère-t-il les arrondis lors de la conversion de devises ?

Accepted Answer

Oui, tous les montants sont automatiquement arrondis conformément aux règles européennes standard.

Question 14

How do you charge for Quotomation?

Accepted Answer

We offer a subscription-based pricing model with different tiers based on the number of users and features.

Question 15

How much do you charge for Quotomation?

Accepted Answer

Our pricing starts at €39 per month for the Basic plan, which includes core features. The team plan is €79 per user per month and includes additional features like workflow, collaboration, automatic translations and automic currency conversion. The Pro plan is €129 per user per month and offers advanced features like workflow

Question 16

Is there a free trial available?

Accepted Answer

Yes, we offer a 14-day free trial with access to all features, allowing you to create and send 3 quotes.

Question 17

Can I cancel my subscription at any time?

Accepted Answer

Yes, you can cancel your subscription at any time from your account settings. Your account will remain active until the end of the current billing cycle.

Question 18

Are there any discounts for annual subscriptions?

Accepted Answer

No, we do not currently offer discounts for annual subscriptions. However, we may introduce promotions in the future, so please check our website for updates.

Question 19

Can I change my subscription plan later?

Accepted Answer

Yes, you can upgrade or downgrade your subscription plan at any time from your account settings. Changes will take effect at the next billing cycle.

Question 20

Do you offer any discounts for non-profits or educational institutions?

Accepted Answer

We do not currently offer specific discounts for non-profits or educational institutions, but we are open to discussing custom pricing for larger organizations. Please contact our sales team for more information.

Question 21

Is there a limit to the number of quotes I can create?

Accepted Answer

The Basic plan allows you to create up to 3 quotes during the free trial. After the trial, the number of quotes you can create depends on your subscription plan. The Team and Pro plans offer unlimited quotes.

Question 22

How do you handle billing and payments?

Accepted Answer

We use a secure payment gateway for processing payments. Billing is done on a monthly basis, and you can view your billing history and manage payment methods from your account settings.

Question 23

Comment ajouter des produits à un devis ?

Accepted Answer

Cliquez sur « Ajouter un produit » dans l’éditeur de devis, sélectionnez un produit dans le catalogue et ajustez la quantité et les options.

Question 24

Puis-je ajouter des produits personnalisés qui ne figurent pas dans le catalogue ?

Accepted Answer

Oui, des produits personnalisés peuvent être ajoutés manuellement avec un prix et une description. Ils sont appelés « custom items » et peuvent être enregistrés pour une utilisation ultérieure.

Question 25

Puis-je ajouter des options personnalisées qui ne figurent pas dans le catalogue ?

Accepted Answer

Oui, des options personnalisées peuvent être ajoutées manuellement avec un prix et une description. Elles sont appelées « custom options » et peuvent être enregistrées pour une utilisation ultérieure.

Question 26

Comment appliquer des remises ou des promotions ?

Accepted Answer

Les remises peuvent être appliquées par devis, sous forme de montant fixe ou de pourcentage.

Question 27

Puis-je enregistrer des produits avec des options standard pour établir des devis plus rapidement ?

Accepted Answer

Oui, vous pouvez associer des options standard aux produits ; celles-ci sont appelées « default options ».

Question 28

Comment ajouter des options qui ne sont pas directement liées à un produit ?

Accepted Answer

Vous pouvez ajouter des options indépendantes à un devis qui ne sont liées à aucun produit spécifique. Elles sont appelées « options génériques ».

Question 29

Existe-t-il une fonction de recherche de produits ?

Accepted Answer

Oui, le catalogue dispose d’une fonction de recherche et de filtrage pour trouver rapidement les produits dont vous avez besoin.

Question 30

Comment fonctionne le workflow d’approbation des devis ?

Accepted Answer

Une fois un devis créé, il peut être soumis pour approbation lorsque la limite du membre de l’équipe qui l’a créé est dépassée. Les Sales Managers reçoivent des notifications et peuvent approuver ou rejeter le devis.

Question 31

Puis-je suivre le statut de mes devis ?

Accepted Answer

Oui, tous les devis disposent d’un indicateur de statut : Brouillon, En attente d’approbation, Approuvé, Rejeté, Envoyé, En attente, Gagné, Perdu ou Expiré.

Question 32

Comment demander des modifications sur un devis approuvé ?

Accepted Answer

Vous pouvez demander une révision, ce qui créera une nouvelle version du devis nécessitant une nouvelle approbation.

Question 33

Plusieurs approbateurs peuvent-ils examiner le même devis ?

Accepted Answer

Oui, la première approbation sera enregistrée.

Question 34

Le système envoie-t-il des rappels pour les approbations en attente ?

Accepted Answer

Oui, des rappels automatiques peuvent être envoyés aux approbateurs jusqu’à ce que le devis soit examiné.

Question 35

Puis-je ajouter des notes internes à un devis sans que le client les voie ?

Accepted Answer

Oui, les notes internes sont visibles uniquement par votre équipe et ne sont pas incluses dans les PDF destinés aux clients.

Question 36

Existe-t-il un journal d’audit pour toutes les activités liées aux devis ?

Accepted Answer

Oui, toutes les actions, y compris la création, la modification, l’approbation et la suppression, sont consignées dans un journal d’audit.

Question 37

Comment créer un nouveau devis ?

Accepted Answer

Allez dans l’onglet « Devis », cliquez sur « Nouveau », sélectionnez les informations du client, ajoutez des produits et des options, puis enregistrez.

Question 38

Puis-je modifier un devis après l’avoir envoyé ?

Accepted Answer

Oui, mais vous devrez créer une nouvelle version.

Question 39

Comment dupliquer un devis existant ?

Accepted Answer

Ouvrez le devis et cliquez sur « Copier » pour créer un nouveau devis avec les mêmes produits et paramètres.

Question 40

Puis-je joindre des fichiers à un devis ?

Accepted Answer

Oui, vous pouvez télécharger des documents complémentaires tels que des spécifications, des images ou des PDF en ajoutant le document à un élément. Les documents généraux comme les conditions générales peuvent être ajoutés par les Sales Managers dans les paramètres de l’organisation et seront toujours joints à tous les devis.

Question 41

Puis-je envoyer des devis directement aux clients par e-mail ?

Accepted Answer

Oui, les devis peuvent être envoyés directement via la fonctionnalité e-mail de Quotomation.

Question 42

Existe-t-il un moyen de savoir si un client a consulté un devis ?

Accepted Answer

Oui, la plateforme affiche un statut indiquant si un devis a été consulté ou est en attente.

Question 43

Puis-je définir des dates d’expiration pour les devis ?

Accepted Answer

Oui, chaque devis peut avoir une date d’expiration personnalisée afin d’encourager des réponses rapides des clients.

Question 44

Can I create quotes in different languages?

Accepted Answer

Yes, you can select the language for each quote, and the system will display product descriptions, and options in that language based on the translations defined in the catalog.

Question 45

How do I add translations for products and options?

Accepted Answer

In the catalog, you can add translations for each product and option by selecting the language and entering the translated text.

Question 46

Can I switch languages after creating a quote?

Accepted Answer

Yes, you can change the language of a quote at any time, and the system will update the displayed text based on the available translations

Question 47

Can you help me with translations?

Accepted Answer

Yes, for product and option descriptions, we assist in translating using a reliable translation service. You can also manually edit translations in the catalog if needed.

Question 48

Can I attach documents in different languages?

Accepted Answer

Yes, you can upload documents like terms and conditions in multiple languages. These will be automatically attached to quotes based on the selected language, ensuring consistency in your communications.

Question 49

Can translations be done automatically?

Accepted Answer

Yes, when you add a product or option, you can use our integrated translation service to automatically generate translations for the supported languages.

Question 50

Puis-je automatiser les workflows d’approbation ?

Accepted Answer

Oui, Quotomation vous permet de définir des chaînes d’approbation, d’assigner plusieurs approbateurs et de définir des règles conditionnelles pour le routage automatique des workflows.

Question 51

Quelles options de support sont disponibles si je rencontre un problème ?

Accepted Answer

Zilverline propose un support par e-mail, cette FAQ et un chat en direct.

Question 52

Puis-je attribuer des autorisations différentes pour les étapes du workflow ?

Accepted Answer

Oui, vous pouvez contrôler quels utilisateurs peuvent approuver en définissant leurs autorisations en fonction du rôle et des marges de devis et de produits.

Question 53

Que se passe-t-il si un approbateur n’est pas disponible ?

Accepted Answer

Tous les Sales Managers peuvent approuver les devis si un approbateur n’est pas disponible.

Addendum Entreprise / Sécurité

Isolation des locataires

Gestion des accès

Chiffrement

Réponse aux incidents

SLA de suppression

Infrastructure uniquement dans l'UE